商务会议流程
　　一、沟通准备：
　　就主办单位的总体构思和细节要求进行认真沟通，全方位考虑，按时做出2种以上合适的方案供选择。
　　二、会议策划：
　　根据主办单位的会议要求，提供会议所选酒店情况、用餐地点、会场布置、交通工具、会务接待、设备租赁、考察线路等详细描述。并对方案进一步沟通，进行可行性分析，力求达到主办单位的预期效果。
　　三、实地考察：
　　根据需要安排主办单位相关人员进行实地考察，对会议酒店、会议场地、接待流程、其他事项等进行考察商榷，对方案中的不完善部分进行补充和调整，确认彼此的分工。

　　四、合作确认：
　　双方对方案和流程彼此都无疑义，按照约定签订合作协议，以书面的形式确认双方的责任、权利和义务。

　　五、协议执行：
　　协议签订后双方严格按照约定执行，保证会议各项工作的顺利进行。在协议签订后，如果主办单位需要增加协议之外的服务视为协议的补充，需要再补签协议，补签协议是对原协议的扩展，都是有效协议，补充协议也是有效的结算凭据。

　　六、会议结算：
　　会议结束后，承办方财务将会议的相关单据分类、自审，做出明细账目交主办单位的负责人及财务审核确认，按照协议约定结清款项。

　　商务会议策划
　　一、会场预约
　　我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。
　　二、负责会场的布局，设备安装调试
　　我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。
　　三、印刷材料的设计制作
　　我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。
　　四、参会者的接送
　　我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。
　　五、参会者的餐饮
　　我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点。
　　六、参会者业余时间的安排
　　我们将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路，方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供你选择。
　　商务会议方案
　　根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。

　　首先是会议的筹备工作。

　　●根据会议规模，确定接待规格。

　　●发放会议通知和会议日程。

　　会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

　　会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

　　●选择会场。

　　选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准：

　　第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”

　　第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。

　　第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会造成损失。

　　第四：要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。

　　●会场的布置。

　　会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。
　　一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。
　　坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：
　　①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。
　　②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。
　　③教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。

　　●准备会议资料。

　　会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。
　　会议前的接待礼仪。

　　●会前检查。

　　这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

　　●提前进入接待岗位。
　　接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。
　　①签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

　　②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。

　　③接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。

　　会议中的服务礼仪

　　会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

　　●倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能因在北口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖，右手吃水户，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声 {MOD}地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。

　　●其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。又如，大会宣布办法荣誉证书，组织人员应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练，避免会场上出现混乱。

　　如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。

　　●做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

　　会后服务

　　会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

　　●组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。

　　●送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。

　　●清理会议文件 ①根据保密原则，回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结本回答被提问者采纳

会议流程一般如下：第一、确定会议主题第二、确定会议具体内容第三、确定参会人员第四、确定会议时间第五、确定会议地点我们要按照会议人数和时间，安排会议室，既要满足大小需求，又不能和其他活动冲突。第六、下发会议通知将以上内容按照通知撰写格式，就可以写成一个会议通知了。当然会议通知还要加上一些要求和说明，例如关于请假或者关于着装等。第七、会前准备按照时间，准备各项会议材料，包括安排人员撰写、印刷。确定参会人员的行程，是否能够按时到会。准备桌签，安排桌次，并形成会议指南。摆放茶水、纸笔等。第八、召开会议会议一般由主持人主持，按照秩序发言，讨论，记录员做好记录。注意提前准备好主持词，并摆放到位。办好一个会议的基本流程第九、结束会议会议结束后，要回收相关资料，恢复会议室，结算费用，并由相关人员形成会议纪要，安排工作跟踪。整个会议结束。

会务工作是为会议服务的各种具体事务工作。它包括如下几个方面。第一，会议预案制定。会议预案即会议筹备方案，预案制定的好坏直接影响会议的质量。

会议预案包括：会名、会期、会场、与会者的资格(选举、指定、特邀、列席)与名单、会议票证、筹备处内部的职责分工及工作人员的调配、会场布置、会议议程，如有选举、发奖、摄影、录像等项，也应列入预案。

第二，准备会议文件。会议审议的文件材料的拟议、起草、审阅、印制、分发(会前分发或会上分发)。

第三，会议通知。会议通知的拟议与分发必须及时。重要会议在发出通知后还要跟踪落实，以了解对方能否如期出席会议。

第四，会前检查。这包括对预案执行情况的汇报检查和现场检查的两种方式。汇报检查主要由筹备工作负责人向会议主持人或主要领导汇报全面的准备情况及存在的问题，重点是会议文件材料。现场检查重点在于会场的布置和安全保卫工作。

第五，会议进行时的具体服务。包括会间制度，如签到制度、候会制度、会议的记录、简报的编写与印发等。大型集会的现场指挥和特殊情况下的应急措施等不仅要在预案中作为专项列出，还要确定好指挥人员及其指挥标志。

第六，会议结束时的会务工作，包括对会议内容的总结，会议纪要的撰写与分发，会议新闻报道或举行新闻发布会、记者招待会等，会务工作总结。此外如代表离会、财务结算、物资清退等各项善后工作。

会议有规模大小和时间长短之分。会议的规模可以从几人到几万人不等，时间也是可长可短，类型也是各种各样，性质也是有所差别，但是会议工作的内容与流程却基本相似。

一般的会议工作内容和流程分成三个阶段：会前准备阶段，会议实施阶段和评估总结阶段。

会前准备：

会前准备就是对会议的事前计划，他是为达到会议的目标而对各种工作任务所做出的系统安排，会前计划一般包括以下内容：会议策划，会议选址，制定营销方案和预算制定。

1.会议策划：

（1）策划委员会：策划委员会是一个对会议负有某些责任的团队，通常由主办组织内部成员构成。

制定目标：一个具体的目标并且文字形式落实在书面上。

确定人选：确定成员，内部还是外部指派。

具体运作：实地场景考察，设计评估，工作记录记录下来以备后期参考。

（2）策划方案：会议策划的内容主要包括：

邀请谁？实际有多少人出席？

有效的会议需要充分的时间，必须考虑节假日等。

会议在哪里举行。

会议的明确的目标。

会议的具体形式，包括会议的开幕式闭幕式等，具体的会议内容。

2.会议选址：

（1）会议地点类型：

酒店：一些中小型会议多选择酒店进行。

会议中心：会议中心是为大型会议而专门设计的，一般不设置客房和娱乐区。

大学：大多数学校都拥有专门的学术报告厅，有些也是对社会开放的。

轮船：轮船，特别是一些游轮，也设置会议设施。

疗养院：疗养地也配备会议设施，可以疗养，也可以开会。

（2）会议的地点选择

会议的地点选择一般要从以下的几个方面考虑。

1.距离和交通情况

2.举办会议的历史

3.住宿的条件

4.地点的收费状况

5.地点的安全因素

5.地点的服务设施是否全面

6.附近的景点，是否能互惠合作等。

（3）制定营销方案等

市场的宣传对于一个会议的成败至关

1.受众，希望从受众哪里得到什么；明白受众的预期。

2.宣传材料，宣传材料要什么风格。

3.邮寄，参展商需要什么材料，邮寄的成本和反馈率等。

4.广告，在那些刊物上做广告，印刷怎样的广告？

（4）预算制定

控制会议的预算就相当于掌握了整个会议，预算的第一步就是确认此次会议是盈利还是保证收支平衡。然后是清理费用。费用包括两类，暨固定费用和可变化费用，无论预算多么准确，都会有意料之外的状况发生，总预算应有10%的额外费用。

会议实施

实施会议方案时，其工作内容包括：参会人员的登记注册，收集相关信息，寻求演讲者，联络场地，必要时解决纠纷等。

会议实施一般包括以下几点步骤

1. 编制会场手册。

2. 设置信息中心（提供实时服务）

3. 建立指导委员会（负责现场的指导工作进行）

三、总结和评估

会议的总结与评估（会议一旦结束，应该立即对其进行评估工作），一般分为3个部分

1.从筹备到会议结束的各项工作总结

2.效益分析和核算成本

3.本项目市场调查

4.客户的互访工作（与客户回访，加深与客户之间的关系）

5.召开表彰会，感谢相关人员（做好感谢工作，致谢会议相关的工作人员以及合作单位等，并将数据提供给媒体等，扩大影响力）。

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